Obligaciones quienes tengan empleados. MDT. Ecuador. 2021

Min del Trabajo. IESS. Actas Finiquitos. Contratos SUT. Ministerio del Trabajo. Empleadores. Quito. Ecuador 2021.

¿Con qué tipo de obligaciones debe cumplir el empleador ante el Ministerio del Trabajo?

Todo empleador debe cumplir con la normativa para el registro, aprobación y reporte de obligaciones laborales, en todo lo referente a información de contratos, actas de finiquito, cumplimiento del porcentaje de inclusión de personas con discapacidad, registro de información de personas con discapacidad, seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos ante el Ministerio del Trabajo.

 

El empleador debe cumplir con el registro y reporte de sus obligaciones laborales a través del portal web del Ministerio del Trabajo, de modo que los trabajadores puedan acceder a la ésta información, pudiendo solicitar que sea actualizada, rectificada o eliminada.

 

 

¿Qué tipo de datos debe  registrar el empleador de sus trabajadores?

El empleador debe llevar un registro obligatorio de todos sus trabajadores activos, el cual puede ser verificado por el Ministerio del Trabajo a través de Inspectores del Trabajo en inspecciones integrales y focalizadas.

 

 

¿Cómo se registra el contrato de trabajo?

El contrato de trabajo se debe registrar ante el Ministerio del Trabajo a través del Sistema Único de Trabajo (SUT), por medio de la página web del MDT.

 

El SUT un instrumento de gestión laboral a todos que compromete a todos sistemas involucrados para el registro de trámites de empresas y entidades públicas y privadas.

 

A través el SUT se puede acceder a plantillas que permiten generar automáticamente los siguientes contratos de trabajo:

 

  1. Indefinida.
  2. Obra cierta.
  3. Jornada parcialmente permanente.
  4. Eventual continuo.
  5. Eventual discontinuo.
  6. De temporada.
  7. De aprendizaje.
  8. De destajo.
  9. Entre artesanos y operarios.
  10. De servicio doméstico.
  11. Por obra o servicio determinado dentro del giro de negocio.
  12. Por tarea.
  13. Agrícola.
  14. A domicilio.
  15. Ocasional.
  16. Bananero.
  17. Florícola.
  18. De maquila.
  19. De transporte.
  20. Para adolescentes.
  21. De zona franca.

 

 

 

¿Con qué requisitos debe contar el empleador para registrar un contrato de forma automática?

Para registrar un contrato de forma automática se debe contar con los siguientes datos:

 

  1. Provincia
  2. Cantón.
  3. Tipo de contrato.
  4. Cargo
  5. Valor de la remuneración
  6. Jornadas de trabajo.
  7. Datos personales del trabajador.
  8. Fecha de inicio de la relación laboral.
  9. Horario de trabajo.
  10. Días laborables.
  11. Tiempo de descanso.
  12. Fecha de suscripción del contrato.
  13. Forma de pago.
  14. Cláusulas adicionales y otros.

 

¿Cuál es el proceso que debe seguir el empleador para registrar el contrato de forma automática?

Para realizar el registro automático del contrato de trabajo, el empleador debe seguir el siguiente procedimiento en línea:

  1. Ingresar al Sistema Único de Trabajo SUT (http://sut.trabajo.gob.ec/) con el usuario y contraseña.
  2. Dar clic en el módulo de “Datos del Trabajador y Actas de Finiquito”.
  3. Escoger la opción “Datos del Trabajador”.
  4. Dar clic en “Ingreso de Datos del Trabajador”.
  5. Aceptar los términos y condiciones.
  6. Ingresar datos del trabajador.
  7. Una vez ingresada la información puedes previsualizar el contrato de trabajo para verificar que los datos sean los correctos.
  8. Para concluir el proceso debes ingresar a la opción guardar e imprimir el contrato de trabajo.

 

¿Cuándo se debe realizar el registro de los trabajadores ante el Ministerio del Trabajo?

El empleador debe registrar la información de sus trabajadores en la plataforma de la página web del Ministerio del Trabajo, en un lapso de hasta treinta (30) días posteriores al ingreso de los mismos, en la cual dejará constancia de todos sus trabajadores activos, incluyendo la información de las personas con discapacidad, sustitutos y las personas que tengan a cargo la manutención de una persona con discapacidad que no sea severa.

 

 

¿Qué tipo de sanciones se aplican cuando no se cumpla con el registro de los trabajadores?

Cuando el empleador incumpla con el registro o actualización de sus trabajadores ante el Ministerio del Trabajo, éste ente impondrá una multa por cada trabajador no registrado en la plataforma informática institucional, sin que la suma de las mismas supere veinte (20) salarios básico unificados.

 

 

 

¿Cuándo se debe registrar un finiquito?

El empleador está en la obligación de elaborar y registrar el acta de finiquito, así como el comprobante de su pago, dentro de un plazo de treinta (30) días contados a partir de la fecha de la culminación de la relación laboral.

En caso de terminación de la relación laboral por desahucio o mutuo acuerdo, éste lapso es de quince (15) días contados igualmente desde la terminación de la relación laboral.

 

 

 

¿Cómo se deben registrar las actas de finiquito?

El empleador deberá registrar toda la información solicitada por el aplicativo informático de la página web del Ministerio del Trabajo, debiendo cargar en este mismo sistema, el acta de finiquito generada por el sistema, debidamente firmada y escaneada, con el comprobante de pago, en formato PDF.

 

 

 

¿Qué pasa si el trabajador no acude a retirar su liquidación o se niega a recibirla?

En el caso de que el trabajador no acuda o se niegue a recibir su liquidación, el empleador deberá proceder a la consignación de los valores correspondientes, en un lapso máximo de quince (15) días luego de vencida la fecha máxima establecida para el registro del finiquito.

 

Para realizar esta consignación, deberá cumplir el siguiente procedimiento:

  1. Generar el acta de finiquito a través del aplicativo informático del portal web del Ministerio del Trabajo.
  2. Acudir ante un Inspector del Trabajo para que revise el acta y autorice la realización del depósito de la liquidación ante la cuenta correspondiente del Ministerio del Trabajo.
  3. Una vez realizado el pago, cargar el comprobante en el aplicativo informático de la página web del Ministerio del Trabajo.

 

 

 

¿Qué sucede si el empleador no registra las actas de finiquito?

Si pasado el lapso indicado para el registro y pago de los valores establecidos en el acta de finiquito, el empleador incumple con este deber, el Ministerio del Trabajo le emitirá una providencia preventiva de sanción para que en el término de cinco (05) días a partir de la notificación, éste pueda ejercer el derecho a su defensa. Si en este lapso el empleador no desvirtúa la infracción, se le emitirá una multa de doscientos dólares (USD 200,00). Ésta multa se impondrá por cada acta de finiquito no registrada, hasta un máximo sumatorio de veinte salarios básicos unificados (20 SBU).

 

Aun cuando haya pagado la multa, el empleador debe registrar el acta de finiquito y pago de los valores correspondientes.

 

 

 

¿Cuál es la participación de los trabajadores en las utilidades de la empresa?

De acuerdo a lo establecido en el artículo 97 del Código del Trabajo, el empleador reconocerá en beneficio de sus trabajadores el quince por ciento (15%) de las utilidades líquidas.

 

Este porcentaje se distribuirá así:

 

El diez por ciento (10%) se dividirá para los trabajadores de la empresa, sin consideración a las remuneraciones recibidas por cada uno de ellos durante el año correspondiente al reparto y será entregado directamente al trabajador.

 

El cinco por ciento (5%) restante será entregado directamente a los trabajadores de la empresa, en proporción a sus cargas familiares, entendiéndose por éstas al cónyuge o conviviente en unión de hecho, los hijos menores de dieciocho años y los hijos minusválidos de cualquier edad.

¿Cuándo se debe pagas las utilidades?

El código del trabajo establece que la parte que corresponde individualmente a los trabajadores por utilidades se pagará dentro del plazo de quince días, contados a partir de la fecha de liquidación de utilidades, que deberá hacerse hasta el 31 de marzo de cada año.

 

 

¿Qué remuneraciones adicionales están establecidas para el trabajador?

El código del trabajo establece como remuneraciones adicionales:

 

  1. Décima tercera remuneración o bono navideño: Los trabajadores tienen derecho a que sus empleadores les paguen mensualmente, la parte proporcional a la doceava parte de las remuneraciones que perciban durante el año calendario. A pedido escrito de la trabajadora o el trabajador, este valor podrá recibirse de forma acumulada, hasta el veinte y cuatro de diciembre de cada año.
  2. Decimocuarta remuneración: Los trabajadores percibirán, además, sin perjuicio de todas las remuneraciones a las que actualmente tienen derecho, una bonificación mensual equivalente a la doceava parte de la remuneración básica mínima unificada para los trabajadores en general. A pedido escrito de la trabajadora o el trabajador, este valor podrá recibirse de forma acumulada, hasta el 15 de marzo en las regiones de la Costa e Insular, y hasta el 15 de agosto en las regiones de la Sierra y Amazónica.

 

¿Cuándo se debe legalizar las utilidades, la décimo tercera y décima cuarta remuneración?

De acuerdo a la normativa del Ministerio del Trabajo, el calendario para el registro y legalización de utilidades y décimos para el año 2019, es el siguiente:

 

  1. a) Décimo tercero
      • 9no dígito del RUC 1, 2, 3, 4 y 5: del 3 al 31 de enero
      • 9no dígito del RUC 6, 7, 8, 9 y 0: del 1 de febrero al 1 de marzo
      • Fecha tope de pago al trabajador: 24 de diciembre

 

 

  1. b) Décimo cuarto (región costa e insular)
      • 9no dígito del RUC 1, 2, 3, 4 y 5: del 16 de marzo al 14 de abril
      • 9no dígito del RUC 6, 7, 8, 9 y 0: del 15 de abril al 14 de mayo
      • Fecha tope de pago al trabajador: 15 de marzo

 

 

  1. c) Utilidades
      • 9no dígito del RUC 1, 2, 3, 4 y 5: del 16 de mayo al 14 de junio
      • 9no dígito del RUC 6, 7, 8, 9 y 0: del 15 de junio al 14 de julio
      • Fecha tope de pago al trabajador: 15 de abril

 

 

  1. c) Décimo cuarto (región sierra y amazonía)
      • 9no dígito del RUC 1, 2, 3, 4 y 5: del 16 de agosto al 14 de septiembre
      • 9no dígito del RUC 6, 7, 8, 9 y 0: del 15 de septiembre al 14 de octubre
      • Fecha tope de pago al trabajador: 15 de agosto

 

 

 

¿Qué obligaciones tiene el empleador en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como en gestión de riesgos?

El empleador tiene la obligación de realizar el registro, aprobación, notificación y/o reporte de las obligaciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo, y gestión de riesgos, con respecto a los siguientes aspectos:

 

      1. Accidentes en el trabajo, enfermedades profesionales, incidentes.
      2. Mediciones.
      3. Identificación y evaluación de los riesgos laborales.
      4. Planes de seguridad, higiene, salud ocupacional, emergencia, contingencia, otros.
      5. Planos.
      6. Programas.
      7. Reglamento de higiene y seguridad.
      8. Responsables de seguridad e higiene.
      9. Organismos paritarios.
      10. Unidad de seguridad e higiene.
      11. Vigilancia de la salud.
      12. Servicio médico de la empresa.
      13. Brigadas.
      14. Simulacros.
      15. Matriz de recursos.
      16. Formación y capacitación del personal en prevención de riesgos laborales.
      17. Adecuación de los puestos para personas con discapacidad.
      18. Medidas de seguridad, higiene y prevención.
      19. Otros que fueran definidos por la autoridad laboral en base a la normativa legal en la materia.

 

 

¿Qué determina el Ministerio del Trabajo como responsabilidades del empleador en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como en gestión de riesgos?

El Ministerio del Trabajo, establece como responsabilidad del empleador las siguientes:

 

  1. Suscribir el “convenio de responsabilidad y uso de medios electrónicos” que podrá descargar de la plataforma informática de la página web del Ministerio del Trabajo.
  2. Registrar, solicitar aprobaciones y reportar periódicamente las obligaciones en la plataforma informática de la página web del Ministerio del Trabajo.
  3. Designar responsables, recursos materiales y humanos para realizar la gestión de seguridad, salud en el trabajo y gestión integral de riesgos.
  4. Planificar las acciones para la aplicación de la normativa vigente, así como la ejecución y gestión y difusión de lo declarado y reportado para todo el personal a cargo.
  5. Mantener actualizado el archivo con los documentos que sustenten lo registrado, aprobado y reportado en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo.

 

 

¿Cuál es el procedimiento para el registro, reporte y solicitudes de aprobación de las obligaciones laborales en materia de seguridad y salud y gestión de riesgos?

El procedimiento que debe realizar el empleador para  el registro, reporte y solicitudes de aprobación de las obligaciones en materia de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos, lo deberá realizar en la plataforma informática de la página web del Ministerio del Trabajo, donde encontrará los manuales de uso e instructivos que serán de cumplimiento obligatorio.

 

La aprobación de las obligaciones laborales presentadas por el empleador en materia de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos, será responsabilidad del Director Regional del Trabajo y Servicio Público

 

 

 

¿Quién controla el cumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos?

Los Inspectores del Trabajo deberán realizar continuamente el control de los cumplimientos en materia de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos, a través de las inspecciones integrales o focalizadas cuando existan denuncias que versen sobre de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos cuya planificación  y resultados deberán reportarse a la Dirección Regional del Trabajo y Servicio Público a la que pertenezca y a la Dirección de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Integral de Riesgos.

Ambas entidades pueden realizar los controles técnicos que estimen convenientes para verificar el cumplimiento de lo reportado y declarado, requiriendo la presencia física de la documentación que avale lo registrado, y verificando presencialmente en el sitio de trabajo en cualquier momento. De igual forma pueden solicitar la sanción por incumplimiento de obligaciones mediante informe técnico al Director Regional del Trabajo y servicio público en la jurisdicción correspondiente.

 

 

 

¿Qué multas se aplican por el incumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos?

Cuando las Direcciones Regionales del trabajo y Servicio Público determinen incumplimiento de las obligaciones laborales en materia de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos, notificarán el empleador con una providencia preventiva de sanción para que, en el término de quince (15) días contados desde su notificación, ejerza el derecho a su defensa. Al término de este lapso, si el empleador no ha desvirtuado el incumplimiento, el Ministerio del Trabajo le impondrá una multa equivalente a doscientos dólares (USD 200,00) por cada trabajador, hasta un máximo de veinte (20) salarios básicos unificados (SBU).

 

Previamente, cuando el Inspector del Trabajo ha determinado incumplimiento, deberá solicitar un informe técnico a la Dirección de Seguridad, Salud en el Trabajo y Gestión Integral de Riesgos, previo a la determinación de la multa.

 

Aun cuando el empleador haya pagado la multa en caso de incumplimientos, éste debe proseguir con los trámites para el registro, trámite de aprobación y/o reporte en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo.

 

 

 

¿Es obligatorio para el empleador elaborar y registrar el reglamento interno?

Si el empleador es público, privado, o de organizaciones de la economía popular y solidaria y cuenta con más de diez (10) trabajadores, tiene la obligación de registrar en la plataforma informática de la página web del Ministerio del Trabajo, el Reglamento Interno de Trabajo.

 

 

 

¿Qué responsabilidades tiene el empleador en materia de seguridad y salud en el trabajo y gestión integral de riesgos?

En esta materia, es responsabilidad del empleador:

 

  1. Suscribir el “convenio de responsabilidad y uso de medios electrónicos” descargado de la plataforma informática de la página web del Ministerio del Trabajo.
  2. Registrar, solicitar aprobaciones y reportar periódicamente las obligaciones laborales de acuerdo a la normativa legal vigente, a través de esta misma plataforma.
  3. Planificar y divulgar al personal a su cargo, las acciones para aplicar la normativa vigente, así como la ejecución y gestión, conforme a lo declarado y reportado.
  4. Mantener actualizado el archivo con la documentación que sustente lo registrado, aprobado y reportado en la plataforma informática del Ministerio del Trabajo, para presentar a las autoridades de control cuando éstas lo requieran.

 

 

 

¿Cómo debe registrarse el Reglamento Interno de Trabajo?

A través de la plataforma informática habilitada en la página web del Ministerio del Trabajo, el empleador privado deberá realizar el siguiente procedimiento para el registro del Reglamento Interno de Trabajo:

 

  1. Registrarse como usuario
  2. Aceptar los términos y condiciones para la aprobación del Reglamento Interno de Trabajo.
  3. La plataforma informática validará los datos registrados en el MDT con la información registrada en el SRI.
  4. Adjuntar la declaración de cumplimiento legal, firmado y en formato PDF.
  5. El MDT receptará el proyecto de Reglamento Interno de Trabajo en formato Word, y los documentos habilitantes en formato PDF, y los cargará en la plataforma informática de la página web del Ministerio del Trabajo.
  6. El empleador deberá estar al día con las obligaciones establecidas en el Artículo 42 del Código del Trabajo.
  7. Previa verificación y cumplimiento de todos los requisitos exigidos, el Director Regional del Trabajo y Servicio Público, emitirá la correspondiente Resolución de aprobación de solicitud de aprobación del Reglamento Interno de trabajo.
  8. La Resolución de aprobación será notificada al empleador por medio electrónico y de forma, e inmediatamente a través de la plataforma informática del Ministerio de Trabajo.
  9. El Ministerio del Trabajo podrá realizar un control aleatorio posterior de cumplimiento legal y aplicación del Reglamento Interno de trabajo.

 

 

 

¿Qué sanciones se aplican cuando no se registra el Reglamento Interno?

Cuando el empleador haya incumplido con el registro y aprobación del Reglamento Interno de trabajo, el Ministerio del Trabajo notificará al empleador con una providencia preventiva de sanción para que, en el término de cinco (05) días contados desde su notificación, ejerza el derecho a su defensa. Al término de este lapso, si el empleador no ha desvirtuado la infracción, se emitirá la Resolución sancionatoria, estableciendo una multa equivalente a doscientos dólares (USD 200,00).

 

Dicha multa se impondrá por cada Reglamento Interno no registrado, sin que la suma de las mismas pueda exceder los veinte (20) salarios básicos unificados (SBU).

 

Aun cuando pague la multa, el patrono debe cumplir con el registro del Reglamento Interno, en un plazo máximo de quince (15) días a partir de la notificación de la sanción.

 

 

 

Fuente: Ministerio del Trabajo, Acuerdo Ministerial MDT 2017

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CPA. Cristina Medina
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