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Personas naturales
OBLIGADAS
a llevar contabilidad

¿Quiénes están
obligados a
llevar contabilidad?

Actualización:
diciembre, 2023

Las personas naturales que deben llevar contabilidad son aquellas con:

Capital propio mayor a $180K al iniciar el año fiscal o sus operaciones.

Ingresos anuales superiores a $300K del último año fiscal.

Costos y gastos anuales mayores a $240K relacionados con su actividad económica del último año fiscal.

Índice:

 
  1. Introducción

  2. Obligaciones tributarias
    • Registro y actualización en el RUC
    • Declaración y pago de impuestos
      • IVA mensual del 12%
      • Impuesto a la Renta
      • Retenciones en la fuente
    • Declaración Patrimonial
    • Presentación de anexos diversos

  3. Obligaciones laborales
    • Registro del contrato al MDT
    • Avisos de entrada y salida al IESS
    • Pago de remuneraciones y beneficios sociales
    • Décimo Tercer y Décimo Cuarto Sueldo
    • Fondos de Reserva
    • Utilidades
    • Liquidación de Beneficios Sociales
    • Cumplimiento de jornadas laborales y descansos
    • Seguridad y Salud Ocupacional

  4. Obligaciones Societarias
    • Registro y actualización de datos de la empresa
    • Asambleas y actas
    • Proceso de liquidación
    • Presentación de informes financieros

  5. Permisos de funcionamiento y municipales
    • Patente Municipal
    • Obtención y renovación de permisos de funcionamiento
      • Para locales comerciales, oficinas o bodegas
    • Pago de tasas e impuestos municipales

  6. Obligaciones Digitales y Financieras
    • Uso y gestión de firmas electrónicas
    • Protección y manejo de datos personales
    • Cumplimiento de regulaciones en servicios financieros digitales
    • Protección al consumidor financiero
    • Cumplimiento en contratos y acuerdos comerciales
    • Derechos y deberes en relaciones de consumo

  7. Obligaciones Ambientales (si aplica)
    • Permisos y licencias ambientales
    • Reportes y auditorías ambientales

  8. Conclusión

Introducción:

Este artículo es una guía esencial para personas naturales en Ecuador obligadas a llevar contabilidad, abarcando aquellos con ingresos de sectores como la agricultura, ganadería, silvicultura, profesiones independientes, comisionistas, artesanos, y otros trabajos autónomos, así como quienes generan rentas de capital. Enfocaremos en clarificar sus obligaciones tributarias y laborales, simplificando el cumplimiento de las normativas vigentes.

Obligaciones ante el SRI:

 

 

Registro y actualización en el RUC:

Es mandatorio para las personas naturales registrarse en el Registro Único de Contribuyentes (RUC). Cualquier cambio en la información, como dirección o actividad económica, debe actualizarse en el RUC dentro de los 30 días posteriores.

 

Declaración y pago de impuestos:

Incluye la responsabilidad de declarar y pagar impuestos regulados por la Ley de Régimen Tributario Interno. Esto abarca el IVA mensual del 12%, el Impuesto a la Renta, y las retenciones en la fuente.

 

IVA mensual del 12%:

El IVA (Impuesto al Valor Agregado) en Ecuador es del 12%. Debe declararlo mensualmente, conforme a lo establecido en la Ley de Régimen Tributario Interno, artículos 55 al 59.

 

Impuesto a la Renta:

El Impuesto a la Renta es otro tributo crucial. Las personas naturales deben calcularlo anualmente, basándose en sus ingresos netos. Los detalles de este cálculo se encuentran en los artículos 27 al 29 de la Ley de Régimen Tributario Interno.

 

Retenciones en la fuente:

Las retenciones en la fuente son un mecanismo de recaudación anticipada de impuestos. Están obligados a retener y declarar estos montos según lo estipulado en los artículos 43 y 44 de la Ley de Régimen Tributario Interno.

 

Declaración Patrimonial:

Los contribuyentes pueden estar obligados a presentar una declaración patrimonial, dependiendo de sus ingresos y activos. Esta declaración es importante para determinar la correcta carga tributaria y para el control fiscal.

 

Presentación de anexos diversos:

Dependiendo de la naturaleza y tamaño de las operaciones, los contribuyentes pueden necesitar presentar anexos adicionales con su declaración de impuestos. Estos anexos proporcionan información detallada sobre transacciones específicas y son fundamentales para la transparencia y el cumplimiento fiscal.

Obligaciones laborales:

Registro de contrato al MDT:

Los contratos laborales deben ser registrados en el Ministerio de Trabajo dentro de los 15 días posteriores a su inicio, conforme al Artículo 48 del Código del Trabajo. El incumplimiento de este requisito puede acarrear sanciones administrativas y multas.


Avisos de entrada y salida al IESS:

De acuerdo con el Artículo 97 de la Ley de Seguridad Social, están obligados a notificar al IESS las altas y bajas de empleados en un plazo no mayor a 5 días, para asegurar la correcta afiliación y desafiliación en el sistema de seguridad social.

Pago de remuneraciones y beneficios sociales:

El Código del Trabajo, en su Artículo 47, establece que las remuneraciones deben ser pagadas puntualmente cada mes, y se deben otorgar beneficios sociales conforme a la ley, incluyendo bonificaciones y utilidades.

Décimo Tercer y Décimo Cuarto Sueldo:

Estos sueldos adicionales, regulados por los Artículos 113 y 114 del Código del Trabajo, deben ser pagados en diciembre y agosto respectivamente, como parte de los derechos laborales de los empleados.

Fondos de Reserva:

Están obligados a contribuir a los fondos de reserva de sus empleados, un derecho establecido en el Código del Trabajo, esencial para la seguridad financiera de los trabajadores.

Utilidades:

El Código de Trabajo establece que se debe distribuir el 15% de sus ganancias netas entre sus trabajadores. De este porcentaje, el 10% se destina directamente a los empleados, mientras que el 5% restante es para las personas que dependen económicamente de ellos, como familiares a cargo. Aquellos empleados que no hayan trabajado todo el año recibirán una parte proporcional de este beneficio, calculada según la duración de su servicio en la empresa.

Liquidación de Beneficios Sociales:

Al terminar la relación laboral, es deber liquidar todos los beneficios sociales adeudados, incluyendo sueldos adicionales y fondos de reserva, asegurando el cumplimiento de los derechos laborales.

Cumplimiento de jornadas y descansos:

Es crucial respetar las jornadas de trabajo y garantizar los descansos, vacaciones y feriados, como lo establece el Código del Trabajo, para el bienestar de los empleados.


Seguridad y Salud Ocupacional:

Las empresas deben implementar medidas de seguridad y salud en el trabajo, proporcionando formación y equipos necesarios para prevenir riesgos laborales, en línea con las normativas vigentes.

Permisos de funcionamiento y municipales:

Patente Municipal:

El Art. 512 del COOTAD establece que toda persona natural que realice una actividad económica en un municipio debe pagar una patente municipal. El valor de esta patente se determina según la actividad económica y el tamaño de la empresa.

Obtención y renovación de permisos de funcionamiento:

De acuerdo con el Art. 53 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), toda entidad, ya sea pública o privada, que realice actividades económicas debe obtener un permiso de funcionamiento otorgado por el GAD municipal del lugar donde opera. Este permiso debe renovarse anualmente.

Permisos específicos para locales comerciales, oficinas o bodegas:

Dependiendo de la naturaleza del negocio y el lugar de operación, pueden requerirse permisos adicionales. Por ejemplo, el Art. 78 del COOTAD menciona permisos específicos para establecimientos que venden alimentos o bebidas.

Pago de tasas e impuestos municipales:

Según el Art. 7 de la Ley de Régimen Tributario Interno, las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deben pagar tasas e impuestos municipales, cuyo valor varía según el municipio y el tipo de actividad económica que realicen.

 

Obligaciones digitales y financieras:

 

Uso y gestión de firmas electrónicas:

Según el Art. 13 de la Ley Orgánica de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, se puede utilizar firmas electrónicas para realizar transacciones y validar documentos en línea. Es esencial gestionar y renovar estas firmas conforme a las regulaciones del Instituto Nacional de Estándares Técnicos de Ecuador (INEN).

Protección y manejo de datos personales:

Con la promulgación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, las empresas tienen la obligación de implementar políticas y procedimientos para la protección de datos personales. Esto incluye medidas de seguridad para prevenir el acceso no autorizado y el uso indebido de datos personales.

Cumplimiento de regulaciones en servicios financieros digitales:

La Ley Fintech – Ley de Desarrollo de Servicios Financieros y Tecnológicos regula los servicios financieros digitales. Las empresas que operan en este sector deben cumplir con las normativas específicas, incluyendo licencias, medidas de seguridad y transparencia en sus operaciones.

Protección al consumidor financiero:

Según el Art. 52 de la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, las entidades financieras deben proporcionar información clara, veraz y oportuna sobre los productos y servicios que ofrecen, garantizando la protección de los derechos de los consumidores.

Cumplimiento en contratos y acuerdos comerciales:

El Art. 2361 del Código Civil del Ecuador establece que los contratos legalmente celebrados son obligatorios para las partes. Las personas naturales deben cumplir con los términos y condiciones estipulados en sus acuerdos comerciales.

Derechos y deberes en relaciones de consumo:

De acuerdo con el Art. 13 de la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, las empresas tienen el deber de garantizar la calidad y seguridad de los productos o servicios que ofrecen, así como de respetar los derechos de los consumidores.

Conclusión:

Para las personas naturales en Ecuador obligadas a llevar contabilidad, entender y cumplir con estas obligaciones tributarias es fundamental para mantener una gestión fiscal responsable y evitar complicaciones legales. Es esencial estar al tanto de los cambios en la normativa y asegurar una actualización oportuna en el RUC, así como una declaración precisa de impuestos y presentación de anexos. Hacerlo no solo garantiza el cumplimiento con las leyes fiscales del país, sino que también contribuye a una economía más transparente y justa para todos. Mantenerse informado y asesorado adecuadamente es clave en este proceso.

 “Si deseas profundizar en alguno de estos temas o conocer más sobre otros aspectos tributarios y laborales en Ecuador, te invitamos a seguir leyendo en nuestro blog.” 

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