Obligaciones de la Persona Jurídica en Ecuador
Actualización:
diciembre, 2023
Una persona jurídica es una entidad ficticia que tiene la capacidad de ejercer derechos, contraer obligaciones civiles y ser representada tanto judicial como extrajudicialmente. Las compañías se constituyen bajo esta figura a través de la Superintendencia de Compañías, conocida como SUPERCIAS.
Índice:
- Introducción
- Obligaciones tributarias
- Registro y actualización en el RUC
- Declaración y pago de impuestos
- IVA mensual del 12%
- Impuesto a la Renta
- Retenciones en la fuente
- Declaración Patrimonial
- Presentación de anexos diversos
- Obligaciones laborales
- Registro del contrato al MDT
- Avisos de entrada y salida al IESS
- Pago de remuneraciones y beneficios sociales
- Décimo Tercer y Décimo Cuarto Sueldo
- Fondos de Reserva
- Utilidades
- Liquidación de Beneficios Sociales
- Cumplimiento de jornadas laborales y descansos
- Seguridad y Salud Ocupacional
- Permisos de funcionamiento y municipales
- Patente Municipal
- Obtención y renovación de permisos de funcionamiento
- Para locales comerciales, oficinas o bodegas
- Pago de tasas e impuestos municipales
- Obligaciones Digitales y Financieras
- Uso y gestión de firmas electrónicas
- Protección y manejo de datos personales
- Cumplimiento de regulaciones en servicios financieros digitales
- Protección al consumidor financiero
- Cumplimiento en contratos y acuerdos comerciales
- Derechos y deberes en relaciones de consumo
- Obligaciones Ambientales (si aplica)
- Permisos y licencias ambientales
- Reportes y auditorías ambientales
- Conclusión
Introducción:
Las personas jurídicas en Ecuador están sujetas a una serie de obligaciones tributarias esenciales para el cumplimiento de las normativas fiscales del país. Estas obligaciones no solo aseguran la contribución adecuada al desarrollo y bienestar social, sino que también evitan posibles sanciones y multas por incumplimiento.
Obligaciones ante el SRI:
Registro y actualización en el RUC:
En Ecuador, todas las entidades deben inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes (RUC). Este registro ayuda al Servicio de Rentas Internas (SRI) a identificar a los contribuyentes. Cambios en datos como dirección, actividad económica o representantes legales deben actualizarse en el RUC dentro de 30 días.
Declaración y pago de impuestos:
La declaración y pago de impuestos es una responsabilidad periódica que no debe ser descuidada. La Ley de Régimen Tributario Interno regula los impuestos a los que están sujetas las empresas, incluyendo el IVA y el Impuesto a la Renta.
IVA mensual del 12%:
El IVA (Impuesto al Valor Agregado) en Ecuador es del 12%. Las empresas deben declararlo mensualmente, conforme a lo establecido en la Ley de Régimen Tributario Interno, artículos 55 al 59.
Impuesto a la Renta:
El Impuesto a la Renta es otro tributo crucial. Las empresas deben calcularlo anualmente, basándose en sus ingresos netos. Los detalles de este cálculo se encuentran en los artículos 27 al 29 de la Ley de Régimen Tributario Interno.
Retenciones en la fuente:
Las retenciones en la fuente son un mecanismo de recaudación anticipada de impuestos. Las empresas están obligadas a retener y declarar estos montos según lo estipulado en los artículos 43 y 44 de la Ley de Régimen Tributario Interno.
Declaración Patrimonial:
Los contribuyentes pueden estar obligados a presentar una declaración patrimonial, dependiendo de sus ingresos y activos. Esta declaración es importante para determinar la correcta carga tributaria y para el control fiscal.
Presentación de anexos diversos:
Dependiendo de la naturaleza y tamaño de las operaciones, los contribuyentes pueden necesitar presentar anexos adicionales con su declaración de impuestos. Estos anexos proporcionan información detallada sobre transacciones específicas y son fundamentales para la transparencia y el cumplimiento fiscal.
Obligaciones laborales:
Registro de contrato al MDT:
Los contratos laborales deben ser registrados en el Ministerio de Trabajo dentro de los 15 días posteriores a su inicio, conforme al Artículo 48 del Código del Trabajo. El incumplimiento de este requisito puede acarrear sanciones administrativas y multas.
Avisos de entrada y salida al IESS:
De acuerdo con el Artículo 97 de la Ley de Seguridad Social, las empresas están obligadas a notificar al IESS las altas y bajas de empleados en un plazo no mayor a 5 días, para asegurar la correcta afiliación y desafiliación en el sistema de seguridad social.
Pago de remuneraciones y beneficios sociales:
El Código del Trabajo, en su Artículo 47, establece que las remuneraciones deben ser pagadas puntualmente cada mes, y se deben otorgar beneficios sociales conforme a la ley, incluyendo bonificaciones y utilidades.
Décimo Tercer y Décimo Cuarto Sueldo:
Estos sueldos adicionales, regulados por los Artículos 113 y 114 del Código del Trabajo, deben ser pagados en diciembre y agosto respectivamente, como parte de los derechos laborales de los empleados.
Fondos de Reserva:
En Ecuador, los empleadores están obligados a depositar mensualmente un monto que representa el 8,33% del salario de cada empleado en concepto de fondos de reserva. Estos fondos son accesibles para los trabajadores tras un año de laborar en la misma empresa.
Utilidades:
El Código de Trabajo exige que las empresas repartan el 15% de sus beneficios netos entre sus empleados: 10% para los trabajadores y 5% para sus dependientes. Los empleados que no trabajaron el año completo recibirán una cantidad proporcional a su tiempo de servicio.
Liquidación de Beneficios Sociales:
Al terminar la relación laboral, las empresas deben liquidar todos los beneficios sociales adeudados, incluyendo sueldos adicionales y fondos de reserva, asegurando el cumplimiento de los derechos laborales.
Cumplimiento de jornadas y descansos:
Es crucial respetar las jornadas de trabajo y garantizar los descansos, vacaciones y feriados, como lo establece el Código del Trabajo, para el bienestar de los empleados.
Seguridad y Salud Ocupacional:
Las empresas deben implementar medidas de seguridad y salud en el trabajo, proporcionando formación y equipos necesarios para prevenir riesgos laborales, en línea con las normativas vigentes.
Obligaciones societarias:
Registro y actualización de datos de la empresa:
Según el Art. 279 del Código de Comercio, todas las sociedades deben estar inscritas en el Registro Mercantil. Además, cualquier cambio en la estructura o datos de la empresa debe ser notificado y registrado en un plazo no mayor a 30 días. Es mandatorio para todas las empresas registrarse en la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. Este registro debe mantenerse actualizado, incluyendo cambios en la estructura societaria, administración o dirección.
Asambleas y actas:
La misma ley establece la obligación de realizar asambleas generales anuales y extraordinarias según sea necesario. Las decisiones tomadas en estas asambleas deben documentarse en actas, que son esenciales para el registro histórico de la empresa y para cumplir con las regulaciones de transparencia y gobernanza corporativa.
Proceso de liquidación:
En caso de disolución, la Ley de Compañías detalla el proceso de liquidación que debe seguirse. Esto incluye la notificación a la Superintendencia, la liquidación de activos y pasivos, y la distribución final entre los accionistas.
Presentación de informes financieros:
Las empresas están obligadas a presentar informes financieros anuales. Estos deben ser preparados de acuerdo con las normas contables vigentes y presentados a la Superintendencia para su revisión y aprobación.
Permisos de funcionamiento y municipales:
Patente Municipal:
El Art. 512 del COOTAD establece que toda persona natural o jurídica que realice una actividad económica en un municipio debe pagar una patente municipal. El valor de esta patente se determina según la actividad económica y el tamaño de la empresa.
Obtención y renovación de permisos de funcionamiento:
De acuerdo con el Art. 53 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización (COOTAD), toda entidad, ya sea pública o privada, que realice actividades económicas debe obtener un permiso de funcionamiento otorgado por el GAD municipal del lugar donde opera. Este permiso debe renovarse anualmente.
Permisos específicos para locales comerciales, oficinas o bodegas:
Dependiendo de la naturaleza del negocio y el lugar de operación, pueden requerirse permisos adicionales. Por ejemplo, el Art. 78 del COOTAD menciona permisos específicos para establecimientos que venden alimentos o bebidas.
Pago de tasas e impuestos municipales:
Según el Art. 7 de la Ley de Régimen Tributario Interno, las personas jurídicas deben pagar tasas e impuestos municipales, cuyo valor varía según el municipio y el tipo de actividad económica que realicen.
Obligaciones digitales y financieras:
Uso y gestión de firmas electrónicas:
Según el Art. 13 de la Ley Orgánica de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, las personas jurídicas pueden utilizar firmas electrónicas para realizar transacciones y validar documentos en línea. Es esencial gestionar y renovar estas firmas conforme a las regulaciones del Instituto Nacional de Estándares Técnicos de Ecuador (INEN).
Protección y manejo de datos personales:
Con la promulgación de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, las empresas tienen la obligación de implementar políticas y procedimientos para la protección de datos personales. Esto incluye medidas de seguridad para prevenir el acceso no autorizado y el uso indebido de datos personales.
Cumplimiento de regulaciones en servicios financieros digitales:
La Ley Fintech – Ley de Desarrollo de Servicios Financieros y Tecnológicos regula los servicios financieros digitales. Las empresas que operan en este sector deben cumplir con las normativas específicas, incluyendo licencias, medidas de seguridad y transparencia en sus operaciones.
Protección al consumidor financiero:
Según el Art. 52 de la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, las entidades financieras deben proporcionar información clara, veraz y oportuna sobre los productos y servicios que ofrecen, garantizando la protección de los derechos de los consumidores.
Cumplimiento en contratos y acuerdos comerciales:
El Art. 2361 del Código Civil del Ecuador establece que los contratos legalmente celebrados son obligatorios para las partes. Las personas jurídicas deben cumplir con los términos y condiciones estipulados en sus acuerdos comerciales.
Derechos y deberes en relaciones de consumo:
De acuerdo con el Art. 13 de la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor, las empresas tienen el deber de garantizar la calidad y seguridad de los productos o servicios que ofrecen, así como de respetar los derechos de los consumidores.
Conclusión:
Las personas jurídicas en Ecuador enfrentan un conjunto diverso de obligaciones que abarcan desde el ámbito tributario hasta el digital. Es esencial que las empresas estén al tanto de cada una de estas responsabilidades para garantizar su correcto funcionamiento y evitar sanciones.
Normativa General: Según el Art. 98 del Código Orgánico Tributario, las personas jurídicas están obligadas a llevar registros contables y presentar declaraciones tributarias en los plazos establecidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI). La falta de cumplimiento puede resultar en sanciones y multas.
Plazos: Es crucial resaltar que, por ejemplo, la declaración del IVA debe realizarse mensualmente hasta el décimo día del mes siguiente, conforme al noveno dígito del RUC. Mientras que la Declaración Patrimonial se presenta anualmente hasta el 31 de marzo.
Responsabilidades Adicionales: Además de las obligaciones tributarias, laborales y societarias, las empresas deben estar atentas a las regulaciones municipales, como la obtención de la Patente Municipal, y a las normativas relacionadas con el ámbito digital, como la gestión de firmas electrónicas.
Para garantizar el cumplimiento de todas estas obligaciones, es recomendable contar con el apoyo de profesionales en áreas fiscales, legales y contables. Mantenerse informado y actualizado es esencial para el éxito y la sostenibilidad de cualquier entidad jurídica en el país.
“Si deseas profundizar en alguno de estos temas o conocer más sobre otros aspectos tributarios y laborales en Ecuador, te invitamos a seguir leyendo en nuestro blog.”
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