Superintendencia de Compañías: Reporte de ventas a crédito

Dependiendo si una compañía es nacional o extranjera  siempre que se encuentren sujetas a procesos de control y vigilancia de la SUPERCIAS deben presentar ante ésta la siguiente documentación durante los primeros cuatro meses del año (primer cuatrimestre):

¿Cuándo se debe presentar los estados financieros a la Superintendencia de Compañías?

Las empresas registradas bajo la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, deben presentar ante ésta, los estados financieros y sus anexos, dentro del primer cuatrimestre de cada año, mediante el portal web institucional.

El incumplimiento de este deber será incorporado en el Informe de Obligaciones Pendientes para la compañía, generando la correspondiente observación en el Certificado de Cumplimiento de Obligaciones hasta que supere el mismo.

Para poder enviar el estado financiero del último ejercicio económico la compañía deberá estar al día en la presentación de los estados financieros de los ejercicios económicos anteriores. El sistema de la SUPERCIAS no permitirá el envío de estados financieros que se presenten en cero o que no estén cuadrados.

¿Qué información se debe presentar a la SUPERCIAS en el primer cuatrimestre del año?

Las empresas registradas bajo la SUPERCIAS, durante el primer cuatrimestre de cada año, deben presentar la siguiente información:

1. 1. Estados Financieros de acuerdo al siguiente detalle:
      
      
      • Un juego completo de estados financieros individuales y/o separados: Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas explicativas a los Estados Financieros.
        
        
      • Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera de años anteriores conforme al Cronograma de aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF): Estado de Situación Financiera, Estado de Resultado Integral, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas explicativas a los Estados Financieros; las Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) a las Normas Internacionales de Información Financiera, de acuerdo a lo determinado en el párrafo 24 de la NIIF 1 y en la sección 35 de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES), siendo éste el punto de partida para la contabilización según las NIIF, por una sola vez en el año de adopción. Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas en las que la resolución de disolución o liquidación se encuentra inscrita en el Registro Mercantil.
        
        
      • Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera de años anteriores aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad: Balance General y Estado de Resultados.
        
        
        
   2. Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de socios o accionistas que conoció y adoptó resoluciones sobre los estados financieros.
      
      
   3. Informe del o los comisarios, del consejo de vigilancia u otro órgano de fiscalización interna, presentados a la junta general de socios o accionistas que conoció y adoptó la resolución sobre los estados financieros.
      
      
      • Las compañías de responsabilidad limitada presentarán este informe, únicamente en los casos en que el estatuto de la compañía estableciere la presentación del informe del comisario, del consejo de vigilancia u otro órgano de fiscalización interna.
        
        
   4. Informe de auditoría externa, en el caso de estar obligada a contratarla, de acuerdo a las resoluciones emitidas por esta Superintendencia.d.1. Para el caso de aquellas compañías que sean Casas y Bolsas de Valores, Administradoras de Fondos y Fideicomisos, de conformidad con lo dispuesto en las Normas de Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, deberán anexar al informe anual de auditoría, el informe de verificación y grado de cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados por dichos sujetos obligados.d.2. Para el caso de los otros sujetos obligados, cuyas actividades están establecidas en el artículo innumerado agregado a continuación del artículo 3 de la Ley de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos y del Financiamiento de Delitos, las compañías que tengan la obligación de contar con auditor externo, deberán hacer constar en su informe la verificación y el cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados, conforme a la normativa vigente.
      
      
   5. Nómina de administradores y/o representantes legales con la indicación de los nombres y apellidos completos y denominación del cargo de éstos.
      
      
   6. Nómina de socios o accionistas inscritos en el libro de participaciones y socios o de acciones y accionistas, a la fecha del cierre del estado financiero.
      
      
   7. Copia legible del Registro Único de Contribuyentes vigente.
      
      
   8. Copia certificada del acta de la junta que aprobó el juego completo de los estados financieros.

¿Qué información debe enviar las empresas extrajera a la SUPERCIAS?

Al igual que las compañías nacionales, las extranjeras deben enviar en el primer cuatrimestre de cada año, la siguiente información:

1. 1. Estados Financieros de acuerdo al siguiente detalle:
      
      
      • • Un juego completo de estados financieros individuales y/o separados: Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas explicativas a los Estados Financieros.
          
          
        • Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera de años anteriores conforme al Cronograma de aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultado Integral, Estado de Flujos de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio, Notas explicativas a los Estados Financieros; las Conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad a las Normas Internacionales de Información Financiera, de acuerdo a lo determinado en el párrafo 24 de la NIIF 1, siendo éste el punto de partida para la contabilización según NIIF, por una sola vez en el año de adopción. Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas cuyo permiso de operación haya sido cancelado.
          
          
        • Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera de años anteriores aplicando las Normas Ecuatorianas de Contabilidad: Balance General y Estado de Resultados.
          
          
          
   2. Informe de auditoría externa, en el caso de estar obligada a contratarla, de acuerdo a las resoluciones emitidas por esta Superintendencia.
      
      
      • • Para el caso de aquellas compañías que sean sujetos obligados, de conformidad con lo dispuesto en las Normas para la Prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Otros Delitos, y que tengan la obligación de contar con auditor externo, deberán hacer constar en su informe la verificación y el cumplimiento de las políticas, procedimientos y mecanismos internos implementados, conforme a la normativa vigente.
          
          
   3. Nómina de apoderados o representantes legales, según sea el caso, con la indicación de los nombres y apellidos completos y denominación del cargo.
      
      
   4. Copia legible del Registro Único de Contribuyentes vigente.
      
      
   5. Los demás datos que se establecen en este Reglamento de Información y Documentos a Remitir a la Superintendencia.

¿Qué empresas presentan los estados de cuenta consolidados?

De acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Información y Documentos a Remitir a la SUPERCIAS, están obligadas a presentar los estados financieros consolidados las sociedades sujetas al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, que ejercen control de conformidad con lo establecido en la NIC 27 o la NIIF 10 y en la sección 9 de la Norma Internacional de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para las PYMES); y, las que en cumplimiento a lo dispuesto en la Resolución No. SC.ICI.DCCO.13.003 del 4 de febrero del 2014, deben presentar los estados financieros consolidados auditados.

La documentación que deben presentar a la SUPERCIAS es por vía electrónica, en el primer cuatrimestre de cada año, y se indica a continuación:

1. Estado de Situación Financiera Consolidado.
   
   
2. Estado del Resultado Integral Consolidado.
   
   
3. Estado de Flujos de Efectivo Consolidado.
   
   
4. Estado de Cambios en el Patrimonio Consolidado
   
   
5. Notas explicativas a los Estados Financieros.

¿Cómo se entrega esta información ante la SUPERCIAS?

Toda la documentación referente a los estados financieros individuales, las conciliaciones de las Normas Ecuatorianas de Contabilidad a las Normas Internacionales de Información Financiera, y los estados financieros consolidados, deben enviarse electrónicamente en los formularios previstos en el sistema, de acuerdo a las NEC y las NIIF, a través del portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

La nómina de socios o accionistas, y la nómina de administradores, representantes o apoderados, serán generadas automáticamente por el sistema en base a la información que posee la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.

¿Qué información referente al personal de la empresa se debe enviar a la SUPERCIAS?

De acuerdo a las especificaciones establecidas en el Reglamento de Información y Documentos a Remitir a la SUPERCIAS, las compañías nacionales bajo vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, deben enviar obligatoriamente a ésta, la información sobre el número de personal que labora en ellas, clasificándolo como:

• • • Directivo: quienes con responsabilidad en la producción, organización, administración o comercialización, realicen trabajos para los cuales precisen especiales conocimientos, preparación y experiencia y ejerzan la representación legal y/o funciones de dirección y supervisión de otro personal. A este grupo pertenecen: gerentes generales, gerentes de área, directores, subgerentes generales, subgerentes de área, subdirectores, jefes de área, coordinadores y similares.

• • • Administrativo: empleados que realizan tareas de responsabilidad y que tienen conocimiento de los trabajos que se efectúan dentro de la oficina y/o especialidad, siendo responsables ante sus superiores del trabajo realizado, y su labor es predominantemente de apoyo y operativa. A este grupo pertenecen: secretarias, cajeros, recepcionistas, auxiliares administrativos, auxiliares de archivo, auxiliares contables, chef o cocineros principales, técnicos de laboratorio e investigación, apoyo tecnológico, y similares.

• • • De producción: trabajadores que realizan actividades relacionadas directamente con los procesos de producción y realización de la actividad principal de la empresa o donde se requiere esfuerzo manual o material predominante, tales como: chóferes, personal de limpieza, empacadores, conserjes, vigilantes, jardineros, operarios, jornaleros, aprendices, ayudantes de cocina, pocilleros, meseros, bodegueros, personal a destajo, botones, porteros, trabajadores que efectúan labor de transformación de materia prima, y similares.

• • • Otros: los que no se encuadren en las áreas anteriores.

¿Qué otro reporte se debe realizar a la SUPERCIAS?

Las compañías que realicen ventas a crédito deben realizar el reporte correspondiente, atendiendo las normas que regulan el envío de esta información, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No.SC.DSC.G.13.011 de la SUPERCIAS.

¿Quiénes están obligados a reportar ventas a crédito a la SUPERCIAS?

Las compañías sujetas a la supervisión y control de la Superintendencia de Compañías que dentro de sus actividades realicen ventas a crédito, con o sin intereses, tendrán la obligación de transferir hasta el 10 de cada mes la información sobre dichas operaciones al Registro de Datos Crediticios, que forma parte del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos.

Estas compañías deberán registrarse tanto en la Superintendencia de Compañías como en la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos con el fin de suministrar la información correspondiente a esta entidad de control, así como aquella que deberán remitir directamente al Registro de Datos Crediticios.

¿Qué condiciones deben cumplir las ventas a crédito?

Se considera que una compañía sujeta a la supervisión y control de la Superintendencia de Compañías tiene la obligación de suministrar información a esta entidad y al Registro Crediticio del Sistema Nacional del Registro de Datos Públicos, cuando sus operaciones de venta a crédito cumplan con las siguientes condiciones:

1. 1. Que en el crédito otorgado se haya pactado el cobro de una tasa de interés a la persona natural o jurídica que adquiere el bien o recibe el servicio por parte de la compañía.
      
      
   2. Que el crédito otorgado se refiera a la venta de bienes o la prestación de servicios que formen parte de las actividades ordinarias que desarrolla la compañía.
      
      
   3. Que el valor total de las operaciones de venta a crédito realizadas durante el trimestre inmediatamente anterior alcance o supere el 5% del valor total de los ingresos por actividades ordinarias de la compañía durante ese mismo periodo. Para realizar este cálculo, los periodos trimestrales serán los comprendidos entre los meses de enero a marzo, abril a junio, julio a septiembre, y octubre a diciembre del ejercicio económico respectivo.

¿Qué información de la venta a crédito se debe informar a la SUPERCIAS?

Las compañías que realicen ventas a crédito directo con o sin intereses, están obligadas a transferir las operaciones crediticias otorgadas, cualquiera sea el plazo establecido entre las partes (ya sea a partir de 1 día de crédito).

Las operaciones crediticias aplican también a las líneas de crédito otorgadas por las compañías a sus clientes. El monto mínimo a reportar para cada operación crediticia será a partir de 0.15 veces de un salario básico unificado.

¿Qué obligaciones deriva la venta a crédito y la emisión de tarjetas de crédito, consumo o descuentos a los clientes?

Las compañías que realicen operaciones de venta a crédito o emitan a sus clientes tarjetas de identificación, consumo, descuento, crédito de casa comercial y otras de circulación restringida para la adquisición de bienes o servicios, deben atender la normativa reflejada en el Reglamento para el Control de las Ventas a Crédito y la Emisión de tarjetas de Circulación Restringida emitido por la SUPERCIAS (SC-DSC-G-11-016).

En estos casos de venta a crédito directo o a través de tarjetas de crédito de circulación restringida, se debe cobrar como tope la tasa de interés máxima efectiva del segmento de consumo, así como la tasa máxima de mora establecida por el Banco Central del Ecuador, más los impuestos de ley correspondientes. No se puede cobra comisiones, gastos de cobranza o conceptos adicionales que superen dicha tasa, sólo se exceptúan los gastos por cobranza judicial.

¿Cuáles rubros se pueden cobrar en la venta a crédito?

Las compañías que realicen ventas a crédito, sólo podrán cobrar por los siguientes servicios y rubros:

1. 1. Reimpresión o copia del estado de cuenta.
      
      
   2. Costo por envío del estado de cuenta.
      
      
   3. Corte impreso del estado de cuenta.
      
      
   4. Interés de financiamiento e interés de mora.
      
      
   5. Costo por copia de recibo de pago.
      
      
   6. Certificado por escrito de cuenta al día.
      
      
   7. Referencias comerciales como deudor o tarjetahabiente.
      
      
   8. Cheques devueltos y protestados.

Si la compañía es emisora de tarjeta de crédito de circulación restringida, podrá cobrar además:

1. 1. Costo de la tarjeta.
      
      
   2. Costo por renovación de tarjeta.
      
      
   3. Reposición de tarjeta.
      
      
   4. Costo de emisión por tarjeta adicional.
      
      
   5. Costo por copia de voucher.
      
      
   6. Pagos realizados en otras instituciones.

¿Cuándo se debe reportar la información de ventas a crédito ante la SUPERCIAS?

Las compañías que realizan ventas a crédito y son emisoras de tarjetas de crédito de circulación restringida, deben remitir trimestralmente por vía electrónica a la SUPERCIAS, luego del cierre de cada trimestre y dentro de los diez (10) primeros días del trimestre. Es decir, deben remitir esta información los primeros días de enero, abril, julio y octubre.

¿Qué información de ventas a crédito se debe reportar trimestralmente a la SUPERCIAS?

Las compañías que realizan ventas a crédito y son emisoras de tarjetas de crédito de circulación restringida, deben remitir trimestralmente a la SUPERCIAS la siguiente información:

1. Información general:
   
   
   • • Denominación o razón social.
       
       
     • Nombres del representante legal y otros administradores o apoderados, así como la dirección domiciliaria.
       
       
       
2. Información común a las compañías que emiten tarjetas de circulación restringida.
   
   
   • • Tipo de tarjeta emitida.
       
       
     • Número de tarjetahabientes a la fecha de reporte, por cada tipo de tarjeta emitida, con el siguiente detalle:
       
       

• • • • • Tarjetas activas.
          
          
        • Tarjetas en boletín.
          
          
        • Tarjetas en departamento legal.
          
          
        • Tarjetas canceladas.
          
          
        • Tarjetas canjeadas.
          
          
        • Tarjetas inactivas.
          
          
        • Tarjetas perdidas o robadas.
          
          

• • • • • Costos al tarjetahabiente.
          
          
        • Costo de la tarjeta.
          
          
        • Costo por renovación de la tarjeta.
          
          
        • Costo por renovación de la tarjeta.
          
          
        • Reposición de la tarjeta por robo, pérdida o deterioro.
          
          
        • Costo de emisión de tarjeta adicional.
          
          

1. 1. 1. 1.  
      2. Entrega de estado de cuenta a domicilio.
         
         
      3. Información común tanto para las compañías que realizan ventas a crédito como para las que emiten tarjetas de circulación restringida.
         
         
         • • Origen de los ingresos de la compañía o sucursal.
             
             
           • Costo nominal y efectivo del crédito expresado en términos de una tasa anual.
             
             
           • Valor total de cuentas por cobrar tanto en crédito directo como en tarjetas.
             
             
           • Plazo promedio de cuentas por cobrar.
             
             
           • Morosidad de la cartera de crédito.
             
             
           • Tipo de servicios prestados a clientes deudores.
             
             
           • Pliego tarifario de servicios.
             
             
           • Monto de recaudación.
             
             
           • Costos al deudor o tarjetahabiente.
             
             
             
      4. Información específica de las compañías emisoras de tarjetas de circulación restringida:
         
         
         • • Cupo promedio de las tarjetas.
             
             
           • Costos al tarjetahabiente.
             
             
           • Costo por copia de voucher.
             
             
           • Pagos realizados en otras instituciones.

¿Qué sanciones se aplican en caso de incumplir con el reporte de ventas a crédito ante la SUPERCIAS?

De acuerdo a lo establecido en la Resolución SC-DSC-G-11-016 de la SUPERCIAS, el incumplimiento de las disposiciones establecidas en el mismo, faculta a este organismo para proceder con la intervención, disolución o liquidación de las compañías incumplidas.

Además, si existe hechos relacionados con el ámbito penal, la SUPERCIAS debe remitir el correspondiente informa a la Fiscalía General del Estado.

Fuente: Resoluciones SC-DSC-G-13-011 Y SC-DSC-G-11-016 de la Superintendencia de Compañías.